Du premier appel au cachet payé

Une agence de booking d’artistes pilotait ses événements entre le téléphone, les SMS et les tableurs. Nexperio lui a livré un extranet métier qui suit chaque dossier, de la demande du client jusqu’au paiement de l’artiste

Client: Agence de booking et d’événementiel
Livrable: Extranet métier et espace artiste mobile
Périmètre: Une douzaine d’écrans, bureau et mobile
Année: 2026

Tableau de bord de l’extranet : indicateurs clés, programmation des événements et actions à mener — Capture d’écran : les noms, dates et montants affichés ont été remplacés

01 Symptômes

Trois canaux, aucun fil

№ 01
Les demandes arrivent par téléphone

Date, lieu, budget et envies se notent au fil de l’appel, puis se dispersent entre carnets et boîtes mail
№ 02
Les artistes se confirment par SMS

Qui a dit oui, qui hésite, qui n’a jamais répondu : l’information reste dans un téléphone
№ 03
La marge se calcule dans des tableurs

Cachets, sonorisation, voyages : chaque devis repart d’un fichier recopié à la main

02 Diagnostic

Un seul fil conducteur

Il ne manquait pas un outil de plus : il manquait la continuité. Chaque dossier porte désormais la même information du premier contact client jusqu’au paiement de l’artiste, sans ressaisie

01 Demande client
02 Sollicitation des artistes
03 Budget et marge
04 Devis validé
05 Calendrier
06 Comptabilité
07 Paiement de l’artiste

03 Ordonnance

Neuf modules, un seul dossier

№ 01

Vue d’ensemble

Projets en cours, chiffre d’affaires et marge prévisionnels, dossiers à surveiller : l’agence voit d’un coup d’œil ce qui demande son attention, au bureau comme en déplacement

Tableau de bord sur mobile : indicateurs clés et dossiers à surveiller

№ 02

Demande et suivi client

Le client décrit son événement dans un formulaire public et pose une option sur ses dates. Un lien personnel lui permet ensuite de suivre et de compléter sa demande

Formulaire public de demande : confirmation de l’option posée

Page de suivi de la demande avec les étapes et le calendrier des dates

№ 03

Sollicitation des artistes

Pour chaque date, l’agence sollicite plusieurs artistes en un clic. Les réponses et leurs messages remontent dans le dossier, jusqu’à la confirmation

Onglet artistes d’un projet : sollicitations par date, réponses et confirmations

№ 04

Budget et marge

Chaque poste de dépense porte son coût et son prix de vente. La marge se calcule en direct, avec et sans les voyages, face à l’objectif fixé par l’agence

Onglet budget : postes de dépense et synthèse financière avec la marge

№ 05

Devis avec validation

Le devis se génère en PDF à partir du budget, puis passe par une validation interne avant de partir chez le client. Chaque version reste tracée

Onglet devis : version en attente de validation et aperçu du budget artistique

№ 06

Calendrier

Toutes les dates des douze prochains mois au même endroit : demandes clients, sollicitations en cours, confirmations et créneaux libres

№ 07

Répertoire

Le roster des artistes avec genres, instruments, cachets et historique, alimenté et exporté en XLSX

№ 08

Comptabilité

Facturé, encaissé, reste à encaisser et reste à payer aux artistes, dossier par dossier. Les factures se synchronisent avec Pennylane

Suivi comptable : indicateurs financiers et dossiers en cours

№ 09

Espace artiste mobile

Les artistes se connectent sans mot de passe, reçoivent une notification dès qu’une date leur est proposée et répondent depuis leur téléphone

Espace artiste sur mobile : sollicitations en cours et notifications

Connexion de l’artiste par lien email, sans mot de passe

Tous les écrans reproduits sur cette page sont des captures d’écran dont les noms, dates, montants et interlocuteurs ont été inventés. Aucune donnée réelle de l’agence ou de ses clients n’y figure

04 Traitement

Sous le capot

Application: Next.js 16React 19
Données: SupabaseDrizzle ORM
Messages: Emails ResendNotifications Web Push
Documents: PDF avec react-pdfImports XLSX
Intégrations: Synchronisation PennylaneReprise des données Monday
Hébergement: Vercel